Clients, partenaires, prospects et candidats au recrutement

Paris

 

Dans le cadre de ses activités, le cabinet UGGC Avocats (« UGGC Avocats » ou « Nous ») collecte et traite les données personnelles de ses clients, partenaires, prospects et candidats au recrutement (les « Personnes Concernées »). UGGC Avocats attache une importance de premier plan à la protection des données personnelles des Personnes Concernées et respecte ainsi un haut niveau de sécurité des données personnelles traitées, dans le respect de la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles et conformément aux obligations déontologiques de la profession d’avocat.

Ainsi, la présente politique relative à la protection des données personnelles (ci-après, la « Politique ») a pour objet d’exposer les modalités et conditions de traitements des données personnelles des Personnes Concernées.

La Politique est applicable au 25 mai 2018.

UGGC Avocats se réserve le droit d’apporter toute modification à la Politique. Si la Politique est modifiée, UGGC Avocats s’engage à publier la nouvelle version sur son site internet (https://www.uggc.com/) avec mention de la dernière date de mise à jour. Les Personnes Concernées devront en conséquence vérifier régulièrement le site internet pour rester informées de tout changement ou mise à jour de la Politique.

 

1.-    Responsable du traitement

UGGC Avocats (Paris) est le responsable du traitement des données personnelles qu’il collecte et traitée.

UGGC Avocats est une société civile professionnelle d’avocats ayant son siège social situé au 47, rue de Monceau, Paris 8^ème, immatriculée le 22 avril 1988 sous le numéro 344 646 237 et dont le capital social est de 2 035 810 € – tél. : 01.56.69.70.00 ; email : paris@uggc.com.

Vous pouvez contacter UGGC Avocats aux coordonnées suivantes :

Tél : 01.56.69.70.00

Fax. : 01.56.69.70.71

Email : paris@uggc.com

 

En savoir plus
Le responsable du traitement est la personne, en l’occurrence UGGC Avocats, qui détermine les modalités et les finalités du traitement de données personnelles. Comme son nom l’indique, il endosse la responsabilité du traitement de données personnelles qu’il met en œuvre et il est le principal contact des Personnes Concernées pour faire valoir leurs droits au titre du traitement.

 

2.-    Les données personnelles collectées

UGGC Avocats est susceptible de collecter et de traiter des données personnelles dans le cadre de la mise en œuvre de ses services, lorsque vous contactez ou demandez des informations à UGGC Avocats. La majorité des données personnelles que nous collectons nous sont remises volontairement par les Personnes Concernées ou par les tiers autorisés. Ces données personnelles concernent :

• des coordonnées de contact (nom, prénom, adresse email, profession …),
• des informations concernant le statut professionnel (nom de l’employeur, poste …) et, pour les candidats au recrutement, leurs qualifications (curriculum vitae …),
• des informations financières, notamment aux fins de paiement,
• des données sensibles telles que des données relatives à l’état de santé ou à des condamnations pénales,

et plus généralement toute donnée personnelle qui nous a été transmise dans le cadre de la mise en œuvre de nos services.

Lorsque Nous demandons aux Personnes Concernées de fournir des données personnelles, nous mentionnerons si ces informations sont obligatoires ou non ainsi que, le cas échéant, les conséquences éventuelles de l’absence de fourniture de ces données.

Les informations requises lors d’une candidature de recrutement sur le site internet d’UGGC Avocats sont obligatoires.

UGGC Avocats fait ses meilleurs efforts pour maintenir les données personnelles exactes et complètes. Pour s’assurer que nous disposons des informations à jour, vous pouvez nous faire part de tout changement de vos coordonnées ou de toute autre donnée, en contactant UGGC Avocats aux coordonnées susvisées (§.1.-).

 

3.-    Finalités des données personnelles traitées

Nous traitons les données nécessaires pour poursuivre les finalités suivantes :

1. Pour la gestion de la relation client au quotidien et la mise en œuvre de nos services :
   • Gestion des dossiers clients (contacts clients, étude de cas, assistance, défense des droits et conseil, négociations …),
   • Facturation, gestion des comptes client, des impayés et du contentieux,
   • Gestion des candidatures au recrutement (gestion administrative de la candidature, évaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé, contact candidat …).
   • Gestion des inscriptions aux évènements et formations d’UGGC Avocats.

Pour l’exécution de ses missions, UGGC Avocats est amené à traiter des données sensibles et des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions aux fins d’assistance, de conseil et de représentation du client. Conformément à la règlementation applicable, ces traitements sont nécessaires à l’exercice et la défense des droits des clients et pour les stricts besoins de l’exercice des missions confiées à UGGC Avocats.

2. Pour la promotion de nos services, comme par exemple les invitations à nos évènements, l’envoi d’actualité juridique et pour proposer des services analogues à ceux déjà mis en œuvre,

3. Pour établir des statistiques, qui demeurent strictement confidentielles,

4. Pour satisfaire à nos obligations légales et règlementaires,

5. Pour les besoins du recrutement des candidats,

6. Pour la gestion des demandes d’exercice des droits au titre du traitement des données personnelles.

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément aux bases légales suivantes :

• pour l’exécution des services et des missions souscrites auprès d’UGGC Avocats,
• pour satisfaire à nos obligations légales, comme par exemple pour accomplir les diligences légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux, pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts ou la vérification de l’identité de nos nouveaux clients,
• pour poursuivre nos intérêts légitimes, dans le respect de vos droits, par exemple nous utilisons vos données pour vous proposer des services analogues à ceux que vous avez souscrits,
• concernant les données sensibles, pour la constatation, l’exercice ou à la défense de droits en justice,
• concernant les données personnelles relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté, pour les stricts besoins de l’exercice des missions qui nous sont confiées par la loi en notre qualité d’auxiliaire de justice.

Pour toute question ou demande d’information complémentaire concernant la base légale d’un traitement de données personnelles, vous pouvez nous contacter aux coordonnées exposées au §.1.ci-dessus.

 

4.-    Communication des données personnelles

Les données personnelles des Personnes Concernées sont partagées avec les avocats et le personnel administratif d’UGGC Avocats lequel est tenu à une stricte confidentialité.

Les données personnelles peuvent également être transmises, dans la mesure de ce qui est nécessaire, à (i) toute personne tierce intervenant pour les besoins des missions qui Nous sont confiées (correspondants locaux, experts, traducteurs …), (ii) nos prestataires de services, notamment informatiques par exemple pour la réalisation d’audits, (iii) nos prestataires de communication et (iv) aux institutions juridictionnelles et autorités.

Si nécessaire, ces données seront partagées avec les autorités compétentes ou les juridictions, notamment pour satisfaire nos obligations légales et règlementaires. Dans cette hypothèse, nous prendrons toute mesure utile pour vous en aviser préalablement, sauf à ce que la réglementation nous l’interdise.

Comme exposé ci‑après (art. 6.-), les données personnelles des clients sont susceptibles d’être communiquées aux bureaux étrangers d’UGGC pour les dossiers nécessitant l’intervention de ces bureaux.

S’agissant des candidats au recrutement, leurs données personnelles sont transmises aux seules personnes intervenant dans le processus de recrutement (services administratifs informés du recrutement, personnes chargées de la gestion du personnel, avocats du département concerné et associés d’UGGC Avocats).

 

5.-    Sécurité des données personnelles

UGGC Avocats met en œuvre les mesures organisationnelles, techniques et logicielles appropriées en matière de sécurité physique et informatique pour protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération.

UGGC Avocats propose à ses clients un service d’hébergement de données en ligne (UGGC Cloud). Les données sont hébergées en France, par UGGC Avocats, sans recourir à un prestataire tiers.

 

6.-    Conservation des données

Les données personnelles traitées par UGGC Avocats sont conservées pendant la durée strictement nécessaire pour réaliser la finalité pour laquelle les données sont collectées. S’agissant en particulier des données afférentes à la réalisation des services légaux, les données sont conservées durant la relation contractuelle entre le cabinet et le client et, au-delà, les données sont archivées de manière sécurisée pendant cinq années, avant d’être supprimées ou anonymisées, sauf délai de prescription plus long.

Concernant les données personnelles des candidats, celles-ci sont conservées par UGGC Avocats pendant deux années après le dernier contact entre le cabinet et le candidat, sauf si ce dernier demande la destruction de son dossier.

 

7.-    Droits des clients et des candidats

Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent, dans les conditions de la loi, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de leurs données personnelles, ainsi que d’un droit de limitation et d’opposition au traitement de ces données.

Les Personnes Concernées disposent également du droit d’organiser le sort de leurs données personnelles en cas de décès, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, dont le site internet est accessible à l’adresse suivante http://www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.

Pour les traitements réalisés sur la base du consentement, les Personnes Concernées peuvent retirer ce consentement à tout moment.

Les Personnes Concernées peuvent exercer, sans frais, ces droits auprès d’UGGC Avocats.

En savoir plus

Outre les informations ci-après, UGGC Avocats  invite les Personnes Concernées à consulter le site de la CNIL  https://www.cnil.fr/

• Droit d’accès : les Personnes Concernées a le droit d’obtenir de UGGC Avocats la confirmation que leurs données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement (art. 15 du règlement 2016/679 sur la protection des données personnelles (« RGPD»)), Les demandes manifestement infondées, excessives ou répétées sont susceptibles de ne pas recevoir de réponse.
• Droit de rectification : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification de leurs données personnelles qu’elles jugent inexactes (art. 16 du RGPD),
• Droit à l’effacement : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir d’UGGC Avocats l’effacement de leurs données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD,
• Droit à la portabilité : les Personnes Concernées ont le droit de recevoir les données personnelles les concernant qu’ils ont fourni à UGGC Avocats, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD). Ce droit s’applique uniquement aux données que fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Droit à la limitation du traitement : les Personnes Concernées peuvent obtenir d’UGGC Avocats la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l’article 18 du RPGD,
• Droit de retirer le consentement: les Personnes Concernées ont le droit de retirer leur consentement au traitement de vos données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui‑ci.
• Droit d’opposition : les Personnes Concernées ont le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de ses données personnelles, lorsque celui-ci est fondé sur l’intérêt légitime (21  du RGPD),
• Droit d’organiser le sort de ses données personnelles en cas de décès : les Personnes Concernées peuvent définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après leur décès (loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, art. 40, II),
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : sans préjudice de toute autre recours administratif ou juridictionnel, les Personnes Concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle si elles considèrent que le traitement de données personnelles la concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (art. 77 du RGPD).